Règlement général du salon S.A.U 2023 Cotonou

DÉNOMINATION

La manifestation porte le nom de « Salon Afrique Unie S.A.U 2023 » tous les participants à la manifestation sont dénommés « EXPOSANTS » L’association SALON AFRIQUE UNIE S.A.U est dénommée « L’ORGANISATION ».

ENGAGEMENT ET PARTICIPATION

Toute inscription constitue un engagement formel de l’exposant. Dans le but d’une manifestation positive, l’exposant doit se conformer sans exception, à toutes les dispositions énoncées par le présent règlement. La confirmation de l’engagement de l’exposant se fait par la remise ou le renvoi, à l’organisation, du document de participation dûment complété et signé par l’exposant, s’il s’agit d’une personne physique, ou d’un responsable de la firme et sous sa raison sociale, s’il s’agit d’une société régulièrement constituée. Elle implique également l’acceptation de toutes les dispositions nouvelles qui peuvent être imposées par les circonstances et que l’organisation se réserve le droit de signifier aux exposants et ce, dans l’intérêt de la manifestation. La signature et le renvoi de la demande de participation impliquent l’abandon de recours de l’exposant, de ses fournisseurs et de leur personnel vis-à-vis de l’organisation et des responsables de l’organisation ; l’acceptation des conditions du présent règlement et des mesures qui pourraient être prises ultérieurement, ainsi que l’engagement formel de les observer. Toutefois, l’organisation se réserve le droit de refuser l’engagement d’un exposant sans devoir en évoquer le motif. Dans le cas où un exposant, pour une cause quelconque n’occupe pas son stand 24 heures avant l’ouverture du salon, il est considéré comme démissionnaire. L’organisateur peut disposer du stand de l’exposant défaillant sans que ce dernier puisse réclamer ni indemnité, même si le stand est attribué à un autre exposant.

REDEVANCES

Le montant de la participation est fixé par l’organisation. 100 % du montant de la location doit parvenir à l’organisation au moment de l’inscription. L’exposant devra s’acquitter au plus tard le 30/06/2023 du solde du montant de la location de l’emplacement. Il ne pourra disposer de son emplacement qu’après avoir payé intégralement les sommes dues. Ce montant pourra être révisé si le cours des matériaux, de la main d’œuvre, des services, etc… subissent une variation sensible entre la date d’établissement des conditions d’admission et la date d’ouverture du salon. Le paiement d’éventuels frais supplémentaires doit être effectué dès réception de la facture adressé par l’organisation. Toute défaillance au présent règlement ainsi qu’aux prescriptions de droit public applicables à la manifestation, et notamment les prescriptions de sécurité peut entraîner sans mise en demeure, les sanctions prévues. Outre la location de l’emplacement, l’exposant supporte tous les frais d’aménagement, d’installation, d’exploitation, d’assurance, d’entretien, ainsi que les mesures prescrites en matière d’hygiène, de sécurité, d’incendie et autres. L’organisation se décharge de toutes responsabilités concernant les préjudices commerciaux que pourraient subir les exposants pour qu’elle cause que ce soit (retard dans l’ouverture, arrêt prématuré de la manifestation, fermeture ou destruction de stands, incendies, sinistres, s’il devenait impossible de disposer des locaux, dans le cas également où le feu, la guerre, une calamité publique ou tout autre cas de force majeure, indépendant de la volonté de l’organisation), qui rendrait impossible la tenue du salon.

DÉSISTEMENT

La participation de l’exposant ne peut être annulée. Quel que soit le motif évoqué par l’exposant, le prix de la location du stand reste dû, même si l’exposant est dans l’impossibilité d’y participer. L’emplacement est personnel, et l’exposant ne peut le céder à un tiers, que ce soit à titre gratuit ou onéreux, sauf accord de l’organisation. La décision de l’organisation est irrévocable.

ACTIVITÉ COMMERCIALE

Chaque exposant est tenu d’appliquer, scrupuleusement relatifs à ses activités, dans le cadre de la manifestation. Le stand devra être occupé en permanence pendant les heures d’ouverture par une personne compétente même si une modification d’horaire devait être décidée par l’organisation. Les exposants ne dénigreront pas leur stand et ne retireront aucun de leurs articles avant la fin de la manifestation. L’exposant ne peut mettre en vente que les matériels, produits ou procédés répondant à la nomenclature de la manifestation, sauf autorisation écrite de l’organisation. La réclame à haute voix, pour attirer le client et le racolage de quelque façon qu’ils soient pratiqués sont formellement interdits.

INTERDICTIONS DIVERSES

Le racolage dans les allées – la publicité pour les objets ou produits ne figurant pas sur la liste de participation, la publicité pour les firmes non participantes – l’utilisation des parois et armatures des chapiteaux pour la fixation des stands et des produits – L’utilisation d’appareils d’amplification – la photographie de stands ou de produits à des fins publicitaires ou autres, sans l’autorisation expresse de l’exposant et de l’organisation. Les objets et produits que l’organisation refuserait. Vous êtes tenu de respecter toutes les lois et mesures de santé et de sécurité applicables (y compris les interdictions de fumer) concernant l’événement.

CHARGES ET RACCORDEMENTS

En cas de surcharge, l’exposant doit avertir l’organisation lors de la signature de son engagement. Le sol supporte une charge uniformément répartie de 300kg/m². Les raccordements sont de la compétence exclusive de l’organisation.

AMÉNAGEMENT, DÉMONTAGE ET ÉVACUATION DES STANDS

L’organisation fixe les dates d’aménagement, de montage et d’évacuation. L’exposant ne peut introduire ou retirer son matériel dans l’enceinte de la manifestation, que s’il en a reçu l’autorisation expresse de l’organisation. L’Exposant ou son représentant dûment accrédité, est tenu d’être présent sur son stand dès le début du démontage et jusqu’à l’évacuation complète du stand. L’évacuation des stands, des marchandises, articles et décorations particulières devra être faite par les soins des exposants dans les délais et horaires impartis par l’organisation (voir dossier exposant). L’organisation indique sur les plans les stands communiqués aux exposants. Toutefois il appartient aux exposants de s’assurer de leur conformité avant aménagement. L’organisation ne peut être tenue responsable des légères différences qui pourraient être constatées entre les cotes indiquées et les dimensions réelles de l’emplacement.

DÉGÂTS ET DOMMAGES

Les exposants devront laisser les emplacements, décors et matériels mis à leur disposition dans l’état où ils les auront trouvés. Toute détérioration causée par leurs installations ou leurs marchandises, soit au matériel, soit au bâtiment, soit enfin au sol occupé, seront évaluées par l’organisation architectes et portées à la charge des exposants contrevenants.

BADGES

Les exposants ne peuvent revendre les badges d’accès au salon, ceux-ci sont remis aux exposants à raison du m² loué.

PUBLICITÉ

L’organisateur installe un fronton, reprenant le nom de l’exposant et ses activités, en tête de stand.

CONTESTATIONS

Les contestations sont tranchées souverainement par l’organisation. En cas de litige, seuls les tribunaux Français sont compétents.

LIEU DE LA MANIFESTATION

Cette manifestation a lieu à PALAIS DE CONGRES, Boulevard de la Marina, COTONOU BENIN. L’organisation fixe les dates et le lieu de la manifestation. En cas de force majeure et seulement dans ce cas, les dates et le lieu peuvent être modifiés. L’organisation établit le plan de la manifestation et effectue la réparation des emplacements tenant compte le plus largement possible des désirs exprimés par les exposants. Il se réserve le droit de modifier toutes les fois qu’il jugera utile, l’importance et la disposition des surfaces demandées par l’exposant. La participation à des manifestations antérieures ne crée en faveur de l’exposant, aucun droit à un placement déterminé.